¿Cuál es la razón para crear un plan de gestión de riesgos? Esta no es una pregunta difícil de responder cuando los valores, las experiencias, la infraestructura y el talento de una compañía se colocan en la balanza. Son muchos esfuerzos, victoriosos o no, que construyeron el negocio y lo hicieron prosperar. No vale la pena dejarlos a un lado.

Esta es también la percepción de su comercio al por menor? Entonces, muy probablemente sus gestores ya saben que la elaboración de un plan de gestión es una de las acciones más importantes del análisis de riesgo.

Pero, si todavía están en duda, este post resolverá los tres puntos clave para su entendimiento: el concepto de riesgos; cómo elaborar un plan de gestión; herramientas e innovaciones que pueden optimizar su gestión. Siga.

El concepto de riesgos

Si el análisis y la planificación de acciones preventivas y reactivas más adecuadas son esenciales para el negocio, entender lo que son riesgos es crucial para su correcta asignación.

Riesgo, segundo definiciones diccionarios , significa la probabilidad de pérdida debido a un posible evento, incierto y fuera de control de la persona responsable.

Así, partiendo del principio de que, en algunos casos, es imposible impedir que ocurran, los planes de gestión de riesgos apuntan a evitar, amenizar o tener sus consecuencias asignadas, para que las acciones futuras sean las más adecuadas.

Su análisis, entonces, considerará los siguientes aspectos:

• el hecho generador o el acontecimiento;
• la probabilidad o la probabilidad de ocurrir tal evento y con qué frecuencia;
• consecuencias que pueden ser constatadas;
• estrategias de prevención que actúan justamente bloqueando el desencadenamiento de hechos generadores;
• contingencia (lo que puede ser minimizado o reparado).

Los riesgos pueden ser clasificados como estratégicos, de cumplimiento, financieros, operacionales, de imagen corporativa y otros tantos más. Cada sector de la empresa y, por supuesto, su nicho de actuación influenciará en los tipos de riesgos vivenciados.

Una compañía aérea, por ejemplo, vive situaciones críticas en sus diferentes áreas del negocio, como la variación de la moneda extranjera para las ventas de pasajes internacionales y el estrés y la fatiga de comandantes realizando vuelos transatlánticos.

Y esta realidad es totalmente diferente de una tienda por departamentos, que tiene que lidiar con el riesgo de robo en el establecimiento o la huelga de los camioneros, los profesionales responsables de la logística del transporte de sus piezas de marketing .

Sin embargo, si los riesgos son diferentes, la metodología para mapearlos y crear estrategias de prevención es muy similar. Vamos a ver.

Las etapas para la elaboración de un plan de gestión de riesgos

La elaboración del plan de gestión de riesgos puede ser una iniciativa de la empresa o la atención a leyes específicas de seguridad del trabajo, como es el caso de la Ordenanza nº 05, de 20/08/92.

Involucrar a los empleados en cada sector pueden ser una gran contribución a la identificación y el análisis de los riesgos reales del departamento. Después de todo, ellos actúan con tales adversidades diariamente.

Elija la metodología más adecuada

Hay algunas metodologías que pueden contribuir al mapeo de riesgos. Entre ellas, se destacan:

• PMBOK, que tiene una sección entera dedicada a este fin;
• Análisis de modo y efecto de los fallos, con la mayor aplicabilidad industrial en las rutinas;
• Análisis de Riesgos preliminar, que utiliza un análisis cualitativo de riesgos y puntos a la principal afectada;
• ¿Qué pasa si, método que, en resumen, reúne a los empleados con experiencia en cada sector con el fin de cuestionar cómo actuar en caso de un problema particular ocurre.

Haga una encuesta completa de información

Para la gestión de riesgos, es necesario pensar en un ciclo de acciones que involucra el mapeo, las acciones preventivas, la mitigación, el análisis de la ocurrencia y las mejoras en la estrategia.

Para esto, un examen completo de todas las vulnerabilidades, los profesionales, los bienes afectados y las mejores estrategias para prevenir o resolver el callejón sin salida es ideal.

Mediante el uso de la categorización de los riesgos en interna y externa, financiera , cumplimiento, operativa y otra, puede organizar la recogida de información y la participación de expertos en cada área para una lluvia de ideas.

Los datos de sistemas de gestión también deben ser utilizados para tal investigación, principalmente por ofrecer informes sobre la operación del negocio.

En una tienda minorista de gran tamaño, por ejemplo, el volumen de ventas por hora puede indicar los picos de comercialización.

El cruce de tal información con la escala de funcionarios puede dar pistas sobre la sobrecarga del equipo o la mayor incidencia de pequeños hurtos, considerando la disminución del nivel de atención para acciones sospechosas.

Evaluar el impacto

En este ejemplo, posibles impactos podrían ser el aumento de la rotatividad de funcionarios en la escala, ya que la carga de trabajo es más intensa en el turno, y la pérdida de ingresos, considerando las fallas en la seguridad.

Para evaluar los impactos, existe también la identificación de las señales y de los factores de generación del problema . Una buena práctica es puntuar al menos tres de ellos para constar como alerta del plan de gestión de riesgos.

De esta forma, a medida que el sector avanza en tales señales, comprende que su evolución es desfavorable y precisa ser rápidamente corregida.

Planifique las estrategias

Es en ese punto que las estrategias de prevención y de contingencia deben ser descritas.

El plan de gestión de riesgos debe señalar cuáles son las mejores prácticas de prevención para cada riesgo asignada, y las medidas que deben tomarse si se producen situaciones de alerta.

Las cartillas y los entrenamientos de los empleados deben utilizar como base las orientaciones del plan de gestión de riesgos. En este punto, cabe resaltar que no se trata sólo de riesgos operacionales, sino también de aquellos referentes a todas las áreas y circunstancias.

La mejora del diseño de la tienda-para garantizar mejores condiciones de seguridad- de la administración y de la circulación de los procesos también pueden ser adoptadas.

Analice y corrija las acciones con bajo rendimiento

Todas las estrategias elaboradas deben ser documentadas, tienen indicadores para vigilar y evaluar constantemente por su desempeño.

Esto garantiza que se mejoren constantemente y eviten ocurrencias negativas con más eficiencia.

La importancia de utilizar datos concretos

Como en el caso de las ventas por turno en la tienda, el uso de datos concretos es indispensable para un buen plan de gestión de riesgos. Que validan la existencia de las vulnerabilidades, así como sirven de advertencia preventiva al identificar que la empresa está alcanzando los puntos de alerta.

Por otra parte, teniendo en cuenta el ciclo de la prevención, la información y la gestión de informes de sistemas permiten fallos no evitadas se estudió a fondo.

Este estudio de la ocurrencia garantiza que la empresa identifique exactamente cuáles son los puntos de fragilidad de su estrategia de prevención, considerando diversos matices y variables.

Las innovaciones que pueden contribuir al análisis de riesgos

Junto a los riesgos, está la urgencia de mantenerlos bajo control o eliminarlos. En este sentido, las nuevas tecnologías optimizan el tiempo de evaluación y toma de decisiones.

sistemas de gestión pueden combinar información y datos mucho más complejo y ágil que un experto, y pueden actuar y señalar puntos de alerta para situaciones de riesgo mediante la automatización de las acciones de control y contingencia.

La automatización puede, por ejemplo, identificar un fallo en los servidores de pago y realizar un reinicio, para que los daños causados ​​en las ventas sean minimizados.

Sin embargo, a pesar de toda esta modernización, el análisis y la planificación de la gestión de riesgos no garantizan que una compañía anticipe todo su futuro o evite que los desafíos naturales del negocio ronden su organigrama. Pero, obviamente, ayudan en la prevención para mitigar sus efectos, una vez que estén ocurriendo.

Fuente: TOTVS Brasil